FALLSTUDIE

Das wunderbare Mitmach-Netz

Synaxon bündelt und verwaltet seit sechs Jahren das gesamte Wissen im Unternehmen mit Hilfe eines Firmenwikis. Damit ist die IT-Verbundgruppe aus Westfalen Vorreiter in Deutschland.

Der Umzug war ein Kraftakt. Seit vorigem November residiert Synaxon nicht mehr in Bielefeld, sondern im benachbarten Schloss Holte-Stukenbrock. Die IT-Verbundgruppe, die Franchise-Systeme und andere Kooperationsmodelle für 2.700 Computerhändler verwaltet, ließ eine alte Industrieimmobilie für ihre 140 Beschäftigten umbauen. Um das Projekt neben dem Tagesgeschäft zu stemmen, hat das dreiköpfige Umzugsorganisationsteam intensiv mit dem sogenannten Firmenwiki gearbeitet, eine Art Online-Lexikon fürs Unternehmen, auf das jeder Beschäftigte zugreifen und Ergänzungen eintragen kann. „Parallel zu den ersten Planungen ist ein Umzugsportal auf unserem Synaxon-Wiki entstanden“, berichtet die Umbaubeauftragte Hanne Kaup. Gebäude- und Zeitpläne waren dort ebenso zu finden wie Mitarbeiterumfragen. „Über die Umfragen konnten wir viele Entscheidungen zum Beispiel zur Raumausstattung wesentlich schneller treffen“, resümiert Kaup. Außerdem war die gesamte Belegschaft stets auf dem aktuellen Stand.  Seit sechs Jahren existiert das firmeneigene Wiki bei Synaxon. Es ist so etwas wie das zentrale Nervensystem des

Unternehmens. Ähnlich einer interaktiven Datenbank ist hier in derzeit 56.300 Artikeln das Firmenwissen gebündelt – von Telefonlisten über Verträge mit Kooperationspartnern und Prozessbeschreibungen bis hin zu Listen mit Fachbegriffen. Ihr kollektives Wissen verwalten die Beschäftigten gemeinsam. Für den Gebrauch des Firmenwiki gibt es nämlich wie bei der Online-Enzyklopädie Wikipedia zwei Regeln: Jeder darf alles lesen und jeder darf alles ändern. Freigaben sind nicht erforderlich. Dieses Mitmach-Netz funktioniert bei Synaxon, einem Unternehmen mit einer Akademikerquote von 80 Prozent und einem Durchschnittsalter von 35, hervorragend. Die Vorteile hat Frank Roebers, Vorstandschef von Synaxon, schnell benannt: „Mehr Transparenz, mehr Zeit, unmittelbarere Kommunikation, Verflachung der Hierarchien, mehr Effizienz und mehr

Vor sechs Jahren hörte Frank Roebers einen Vortrag des Wikipedia-Mitbegründers Jimmy Wales. Er war begeistert – und forcierte die Einführung eines Firmenwikis im eigenen Unternehmen.

Spaß an der Arbeit.“ Die Einführungskosten schätzt Roebers, der das Projekt persönlich vorangetrieben hat, auf etwa 30.000 Euro. Es sind hauptsächlich Personalkosten, die er dem Projekt zuschreiben musste. Die Software Mediawiki gibt es zum kostenlosen Herunterladen im Internet. Das Wiki technisch einzurichten, dauerte einen halben Tag, alle bestehenden Word-Vorlagen und Formulare von Office zu Wiki zu konvertieren, acht Manntage. Heute werden die Inhalte von allen Beschäftigten gepflegt. Um die Sicherheit der Daten und ein regelmäßiges Update der Software kümmert sich das IT-Team. Die Investitionen hat Synaxon inzwischen mehr als raus. „Die Produktivität des Unternehmens ist um das Vierfache gestiegen“, berichtet Roebers. Das ergab ein Vergleich der Geschäftszahlen vor und nach Einführung des Wikis. „Aufgrund der effektiveren Prozesse haben sämtliche Kollegen mehr Zeit, sich um ihre eigentlichen Aufgaben zu kümmern.“ Ein Beispiel für mehr Effizienz: Eine Marketing-Mitarbeiterin hält die Fristen für die Erstellung von Werbeprospekten für zu knapp kalkuliert. Sie ändert im Wiki die Zeitpläne. Alle am Prozess beteiligten Abteilungen – Einkauf, Marketing und Buchhaltung – können widersprechen. Tun sie es nicht, gilt die neue Regel. Bevor es das Wiki gab, hätte die Kollegin ein Treffen einberufen müssen oder es wäre ein reger Mail-Verkehr entstanden – mit der Ungewissheit, ob rechtzeitig

Frederic Hahn ist von den Vorteilen eines Firmenwikis überzeugt. Synaxon stellte mehr Transparenz, mehr Effizienz, eine unmittelbarere Kommunikation sowie die Verflachung der Hierarchien fest.

eine Entscheidung gefallen wäre. Theoretisch kann die Aufforderung, Vorgaben oder Beschlüsse zu hinterfragen, auch ganz andere Abläufe provozieren: Die Diskussion fasert aus, kostet Zeit und eine Entscheidung kommt nicht zustande. Dazu ist es bei Synaxon bislang nicht gekommen. Vielleicht liegt es daran, dass alle Mitarbeitenden Änderungen automatisch unter Angabe ihres Namens machen. Frederic Hahn, Projektleiter E-Commerce, fügt hinzu: „Wenn ich solch eine Initiative wie die Änderung einer Deadline ergreife, möchte ich, dass das Projekt klappt und die Firma vorankommt.“ Zur Sicherheit erlaubt es die Wiki-Technik, alte Versionen eines Beitrags auf Knopfdruck wiederherzustellen. Es war der Firmenchef selbst, der die Idee vom Wiki ins Haus brachte. Den Anstoß brachte ein Vortrag des Wikipedia-Mitbegründers Jimmy Wales, den er vor sechs Jahren auf dem Bonner Petersberg gehört hatte. Roebers Gedanke: Was im Netz unter Millionen fremden Menschen funktioniert, muss erst recht im Betrieb klappen. Im Führungsstab verursachte sein Enthusiasmus zunächst Skepsis. „Einige fürchteten Kontrollverlust, andere unsere Pleite“, erinnert er sich. Heute muss jede Führungskraft für sich entscheiden, wie intensiv sie Veränderungen im Wiki verfolgen möchte und wann sie eingreift. Dabei hilft, dass sich für jedes Thema eine Mail-Benachrichtigung einrichten lässt, sobald es neue Einträge gibt. Auch bei der

Wer neu bei Synaxon ist – wie Carmen Lüppers in der Buchhaltung –, kann vieles über die Firma im Firmen-Wiki nachlesen.

Belegschaft stieß das Vorhaben damals auf Skepsis. „Noch mehr Arbeit“ oder „ich bin ersetzbar, wenn ich all mein Wissen teile“ sagten die Beschäftigten, zumindest hinter vorgehaltener Hand. Roebers wandte drei Tricks an, um mehr Schwung in die Sache zu bekommen. Er schaltete das alte Intranet und sämtliche Text-Datenbanken komplett ab, übertrug alle dort hinterlegten Formulare ins Wiki und nahm die aktive Teilnahme am Mitmach-Netz als Bestandteil in die Personalbewertungsbögen auf: Wer fleißig Artikel schrieb, erhielt eine bessere Bewertung. Der 44-Jährige konnte zudem früh unter Beweis stellen, wie ernst ihm die Basisdemokratie war. Seit Jahren hatte sein Leitbild für Synaxon „Fleiß, Disziplin, Konzentration, Termintreue, Demut“ geheißen. Bis ein Einkäufer bereits am dritten Arbeitstag nach seinem Einstieg dieses Leitbild via Firmenwiki löschte – er hielt es für überholt. Roebers Reaktion: „Nachdem ich tief durchgeatmet hatte, stellte ich mich der Diskussion.“ Nur auf diese Weise habe er zeigen können, dass auch der Chef den Wiki-Gedanken lebt und zu Flexibilität und Kompromissbereitschaft fähig ist. Darüber hinaus kann das Netz sogar Potenziale heben. Wer sich mit klugen Beiträgen zu Wort meldet, zeigt manchmal Gespür für ganz andere Geschäftsbereiche. Eine Marketing-Mitarbeiterin, die viele Artikel über die Qualitätsmanagement-Methode Six Sigma schrieb, überredete die Firmenleitung, einen Green Belt zu

absolvieren – so heißt eine Fortbildung für das mittlere Management bei Six Sigma. Auch Frederic Hahn verdankt seinem Einsatz im Firmennetz, dass er mehr Verantwortung erhielt. Frank Roebers ist davon überzeugt, dass jede Firma, egal wie groß, Wikis erfolgreich nutzen kann. „Die Unternehmensführung muss sich aber auf die Idee einlassen, den Beschäftigten grenzenlos zu vertrauen und die Freiheit, die man ihnen gibt, aushalten können.“

Synaxons Wiki im Überblick

Wiki im Überblick

Synaxons Wiki im Überblick: Die IT-Verbundgruppe Synaxon AG bündelt das gesamte Unternehmenswissen über ein Firmenwiki. Wie in einer Datenbank, deren Oberfläche den Seiten des Online-Lexikons Wikipedia ähnelt, verwalten die 140 Beschäftigten hierüber sämtliche firmenrelevanten Informationen: Von Formularen über Stellenbeschreibungen, Lieferantenverträgen, Prozessbeschreibungen, Protokollen und Firmenregeln bis hin zu aktuellen Informationen. Derzeit existieren rund 56.300 Seiten. Eine googleartige Suchfunktion ermöglicht den Zugriff auf alle gewünschten Informationen. Genau wie bei Wikipedia gilt: Jeder kann alle Inhalte sehen und jeder kann sie jederzeit ändern. Technisch ist es möglich, Einträge auf einen früheren Stand zurückzusetzen oder zu löschen. Synaxons Firmenwiki gliedert sich in zehn verschiedene Wiki-Plattformen, denen unterschiedliche Zugriffsrechte zugeordnet sind. So gibt es etwa eine abgespeckte Version – das Synaxon-Open-Company-Wiki –, die automatisch auch jedem externen Partnerunternehmen zur Verfügung gestellt wird. Auch für die Abteilungsleiter und den Vorstand gibt es eigene Portale. Das Synaxon-Wiki basiert auf der kostenlos im Netz herunterladbaren Verwaltungssoftware Mediawiki. Die Daten lagern nicht im Internet, sondern auf den hauseigenen Servern. Die Einführungskosten schätzt das Unternehmen auf circa 30.000 Euro.